2. Provedl jsem kontrolu připravenosti České pošty odpovídat na specifické otázky v GDPR prostřednictvím jejich Pověřence

ilustrativní foto vlastní

Tento text berte jako pracovní popis situací, které se fyzicky odehrály. Neprovádíme přílišnou gramatickou cenzuru těchto výtažků informací z právní korespondence a našich náhledů na ně nebo otázek a odpovědí zúčastněných. Roli nehrají slovosledy, ale jejich význam a schopnost do nich skrýt i otázku, kterou nakonec přehlédnete a nezodpovíte ji. A už máme 1. pochybení .. Důležitá je připravenost a schopnost nejlépe okamžitě odůvodňovat. 

Česká pošta nemá v poslední době úplně dobrou pověst, co se týče kvality služeb při doručování našich zásilek a i třeba zaměstnáváním Ukrajinců, kteří se s Vámi hádají u přepážky, že jsme v ČR přece a oni nemusí vědět všechno, co ví jejich české kolegyně a nezdržují Vás třeba ¾ hodiny tím, že u kopírky stojí 10 minut a dělají, že nefunguje a přitom klábosí s kolegyní, culí se a po očku koukají, jak se za přepážkou tváříte. Na poslední návštěvě jsem přišel ve chvíli k přepážce, kdy paní za ní přecvakla číslo a když viděla, že jsem ten pán co se mu občas něco nelíbí a postěžuje si jim, tak řekla, že bohužel musím počkat znovu. Tak sem čekal dalších 30 minut. 

Nicméně spolupracujeme s Českou poštou při odesílání zboží naším zákazníkům a využíváme jejich ONLINE aplikaci POŠTY pro rychlé vypisování dobírkových složenek z našeho eshopu se starožitnostmi. Samozřejmě je mezi námi uzavřená řádná zpracovatelská smlouva.

Spolupracujeme jako právnické osoby. Jednám za jednatele na plnou moc. Když jsme podepisovali nějaké nové dodatky ke smlouvě, správně obchodnice tyto předložila na právní oddělení k posouzení, zda text je napsaný správně a samozřejmě, že náš znalec udělal drobnou chybu, protože ze svého hlediska píše znění trošku jinak formulovaně, tak to nebylo pro úkon u České pošty správně a museli jsme plné moci přepsat a znovu ověřit. Takže velice kladně hodnotím tento úkon ze strany obchodnice jako plně profesionální, že není zbrklá a přesně ví, co musí vykonat, aby úkon měl opravdovou právní váhu úkonu, který je od něj skutečně spatřován i teoreticky. Od té doby je spolupráce vzájemně precizní a já za ni děkuji.

Při využívání aplikace České pošty vypisujete údaje zákazníka v e-shopu do jejich rozhraní administrace a nebo můžete přenášet pomocí XML feedu automatickými přenosy. Takže je přenesete tak, jak je zákazník vyplnil do objednávky v administraci a můžu za několik let z vlastní zkušenosti potvrdit, že zákazníci neví kolikrát, jaké přesné znění těchto důležitých osobních údajů ke své identifikovatelné osobě mají správně uvést, protože ho třeba ani sami správně neznají, jak je to oficiálně v evidencích. To je standardní věc v dnešní době, že nevíte, jak se píše Vaše bydliště třeba, nad tím se nepozastavujte vůbec. 

Takže Vám to přenese údaje do systému nebo je tam vepíšete ručně a teď nedávno před rokem začala fungovat nová funkce v té aplikaci ONLINE špatně opsané tak, jak je uvedl zákazník ručně do eshopu – tak po odsouhlasení údajů, tak jak jste je vepsal Vy do jejich aplikace  – tak nahoře vyskočí PUSH okno, které Vám napíše přesné znění adresy ve tvaru osobních údajů, které se vztahují k přímo identifikované osobě toho zákazníka, který je sám uvedl mylně třeba špatně nebo v nepozornosti do Vašeho eshopu v registraci a nabídne, že je můžete změnit na správně formulovaný tvar z minulosti, jak Česká pošta na tuto adresu ve spojitosti s ním už doručovala.

Tím je ale upravíte se svou zásilkou v jejich automatickém zpracování osobních údajů a tudíž vzniká otázka, jestli nemáte ten správný zápis správně aktualizovat i v tom svém úložišti osobních údajů – administraci e-shopu – i Vy jako Správce, který jej špatně přijal od Zákazníka?

Když chcete vyzkoušet Českou poštu, nedoporučuji jít přes Přepážku, buď Vás tam uhádají řetězové pracovnice a pokud budete hodně odborný, a zavolají Vám vedoucí, tak máte šanci, že nakonec bude odpovídat Pověřenec, lepší je ale napsat rovnou Pověřenci, pokud se umíte zeptat a máte na co.

Samozřejmě sem věděl dopředu, jak mi má Pověřenec pošty odpovědět a mohu říci, že sem byl mile překvapený nejen kvalitou a rychlostí odpovědí, ale především slušností jednání s opravdovým rozhledem specialisty v podání skutečné dámy. 

Ono není důležité úplně přesné znění výkladu v Obecném nařízení GDPR striktně dodržovat, ale co je mimořádně profesionální –  je schopnost Pověřence správně a rychle zareagovat, přijmout dotaz, a odpovědět do 30 dní třeba,

nicméně, pokud Vám někdo odpovídá na Vaše záludně položené dotazy druhý den a odpovídá správně, je potom jasné, že nemá cenu kontrolovat do hloubky,

protože proti Vám stojí skutečný odborník, který své práci a GDPR velice dobře rozumí a nebojí se své tvrzení v argumentaci rozvíjet a odůvodňovat, což je hlavní předpoklad právního úspěchu, umět si každé svoje tvrzení řádně odůvodnit. 

Moje otázka na Pověřence šla cestou zmíněné obchodní zástupkyně, která odpověděla, že ji postupuje právní oddělení do druhého dne od mého podání.

Moje podání bylo takto formulované v jádru dotazu: 

Všiml sem si, že v podání ONLINE je nová funkce – když vypisuji 1. stránku, kde jsou osobní údaje Zákazníka, – že když ji vypíšu malinko nepřesně, že mi to nahoře nabídne automatické PUSH okno, kde ta adresa je Vaším systémem nabídnuta správně  tak, jak je oficiální pravděpodobně, což já kolikrát samozřejmě potvrdím, že se to na Vaši aktuální adresu má přepsat.

Jenže – dle nového Obecného nařízení má Správce v případě, že se dozví že zadané údaje zákazníkem nejsou přesné – má povinnost tyto údaje aktualizovat ve svých automatických úložištích zpracování osobních údajů.

Když Vy mi takto sdělíte, že nemám aktuální a přesné údaje od Zákazníka a já do Vaší aplikace je zadám prostřednictvím této Vaší nové funkce – vzniká mi z pohledu nařízení GDPR povinnost Vámi takto sdělené oficiální údaje aktualizovat i v mém eshopu – což z technického hlediska je úložiště automatického zpracování osobních údajů?

Prosím aby mi bylo odpovězeno tak, abychom mohli v případě povinnosti aktualizace tuto odpověď zveřejnit.

Pověřenkyně odpověděla do 3 dní od mého podání – již v tuhle chvíli bylo zodpovězeno správně:

Z pohledu GDPR má správce povinnost zpracovávat osobní údaje, které jsou přesné. Za přesnost předávaných osobních údajů správci však odpovídá subjekt údajů. Pokud subjekt údajů poskytne správci nepřesné údaje a správce to při práci s osobními údaji zjistí (například pomocí aplikace podání online nebo ověřením z jiných zdrojů), měl by správce nejprve kontaktovat subjekt údajů a ověřit, zda-li jsou jím poskytnuté údaje správné, resp. zda-li na nich subjekt údajů trvá.

Aplikace podání online neslouží k tomu, aby nahrazovala adresní údaje příjemce zásilky zadávané do aplikace odesílatelem. Adresní nabídka v této aplikaci slouží spíše jako pomůcka v případě, že odesílatel omylem zapomene některé údaje vyplnit nebo se „přepíše“, slouží tedy ke kontrole odesílateli. Odesílatel nemůže automaticky převzít tuto adresní databázi, ale může ji využít jako pomůcku pro případné upravení adresy po dohodě se subjektem údajů, který mu své osobní údaje předal.

Vzhledem k tomu, že už mám za sebou testy i třeba z nemocnice, kdy vím, že pokud Pověřence odůvodníte odborně i třeba v tvrzení, ve kterém má pravdu on a Vy ji mít nemusíte – ne úplně pravdivě, tak následně odpoví špatně ve svém odpovědi potvrzující. Takže sem zkusil kvality Pověřenkyně doplňující otázkou:

Dobrý den paní Pověřenkyně,

a tím jste si 100 % jistá?

Za přesnost předávaných osobních údajů správci však odpovídá subjekt údajů. Pokud subjekt údajů poskytne správci nepřesné údaje a správce to při práci s osobními údaji zjistí (například pomocí aplikace podání online nebo ověřením z jiných zdrojů), měl by správce nejprve kontaktovat subjekt údajů a ověřit, zda-li jsou jím poskytnuté údaje správné, resp. zda-li na nich subjekt údajů trvá.

Já mám za to, že pokud Správce z nějaké nadřazené evidence zjistí nesprávnost – má povinnost to aktualizovat i ve svém úložišti sám bez toho, aniž by se dotazoval subjektu.

Z čeho vycházíte pro toto tvrzení pěkně prosím? Kde je to uvedeno?

Mohu se zeptat, na základě čeho – jaké propojenosti s evidencí nebo jakým způsobem Vy k tomu konkrétnímu zákazníkovi mému – mi navrhujete tu opravu?

Otázka přesněji zní takto: Na základě čeho Vy tvrdíte, že daná osoba toho jména a příjmení má tu adresu, která mi vyskočí v nabídce toho PUSH okna? Odkud Vy tuto informaci máte?

Aplikace podání online neslouží k tomu, aby nahrazovala adresní údaje příjemce zásilky zadávané do aplikace odesílatelem. Adresní nabídka v této aplikaci slouží spíše jako pomůcka v případě, že odesílatel omylem zapomene některé údaje vyplnit nebo se „přepíše“, slouží tedy ke kontrole odesílateli.

S tímhle nesouhlasím podle toho, jak se to chová – subjekt mi zadává údaje jak subjektivně vnímá – Vy mi nabízíte z automatického úložiště Vašich údajů ale jeho přesné údaje té adresy – to nelze obecně brát jako pomůcku, ale IT možnost Vašeho  automatického zpracování nahradit jeho domnělé údaje, které uvedl i sám –  za Vámi dodané přesné, – které jste ale museli někde ověřit – že tento subjekt má skutečně toto bydliště, které jste mi nabídli ve Vaší aplikaci – což je zase otázka viz předchozí odstavec – odkud Vy tyto „nabídnuté a dle Vás pravdivější“ údaje jste získali?  Na základě čeho Vy tvrdíte, že Vámi nabídnuté údaje jsou správnější?

Díky pěkně za dovysvětlení.

Paní Pověřenkyně zase do druhého dne reagovala správně:

z mého emailu rozhodně nevyplývalo, že:

1/ správce má vždy povinnost kontaktovat subjekt údajů,

2/ že aplikace podání online je nadřazenou evidencí adresních údajů.

Subjekt údajů opravdu nese odpovědnost za správnost osobních údajů, které předává správci za účely realizace obchodu či služeb. Uvedené vyplývá přímo z GDPR, z článku 5 a jeho výkladu, případně doporučuji komentář Wolters Kluver, 2. vydání, str.114 – zásada přesnosti. Jsou tam i pěkné příklady.

Nařízení ani úprava v zákoně o zpracování osobních údajů nestanoví, jakým způsobem má být ze strany správce  zajišťována povinnost zpracovávat přesné údaje. Dle zásady přesnosti musejí být zpracované údaje přesné, mají odpovídat skutečnosti a v případě potřeby mají být aktualizované. Pokud přesné nejsou, musí správce přijmou všechna rozumná opatření k tomu, aby nepřesné údaje opravil nebo zlikvidoval.

Ještě jednou k adresní databázi v aplikaci pošty. Nejedná se o žádnou nadřazenou evidenci, jak jsem se Vám snažila vysvětlit, ale pouze o pomůcku. Tato adresní databáze neobsahuje nic jiného než přehledy adres, na které někdy v minulosti bylo poštou doručováno. Osobně považuji za rozumné, pokud zjistíte z nabídky pošty v aplikaci podání online zcela odlišnou adresu, než Vám zadal klient, že budete postupovat tak, že se pokusíte u klienta správnost adresy ověřit.

Závěr kontroly kvality Pověřence České pošty – vynikající – dle standardní stupnice.

Co se týče GDPR, právních a managerských obchodních služeb je vidno, že Česká pošta v nich zaměstnává pouze skutečné odborníky.

Paní Pověřenkyně v GDPR je precizní, zkušená, právně vzdělaná, pohotová a uctivá k zákazníkovi a každému subjektu údajů samozřejmě. Ví přesně, co říká a dokáže si svoje tvrzení odůvodnit jako málokterý pověřenec v současné době.